Cómo elegir con éxito una solución de almacenamiento de datos para gestorías y asesorías

La elección de una solución de almacenamiento de datos para gestorías y asesorías es una necesidad creciente en este sector, que requiere de una tecnología capaz de ser asequible y de acceso fiable a los datos.

Aseguramos que el almacenamiento es una necesidad creciente en empresas de este tipo debido al aumento de los requisitos y regulaciones para almacenar los datos de los clientes durante períodos de tiempo más prolongados, la importancia de la redundancia de datos debido a las amenazas cibernéticas, o simplemente, porque la cantidad de datos que se almacenan es cada vez mayor.

Así pues, almacenar información y administrar su almacenamiento es fundamental para el éxito de una gestoría o asesoría moderna. Afortunadamente, hay muchas opciones disponibles que se ofrecen como solución de almacenamiento de datos para este tipo de empresas, tanto para el almacenamiento real como para la ubicación de ese almacenamiento. A menudo, la mejor solución es una combinación de diferentes opciones de almacenamiento.

Entonces, ¿Cómo se puede decidir qué es lo mejor para para gestora o asesoría? Primero, hay que considerar las necesidades de almacenamiento en términos de capacidad y ubicación física. Luego, se debe buscar las opciones de almacenamiento que mejor se adapten a esas necesidades. Por último, debe desarrollar un plan para implementar las soluciones de almacenamiento elegidas.

¿Cuáles son sus necesidades de almacenamiento de datos para una gestoría o asesoría legal?

A la hora de elegir una solución de almacenamiento de datos para gestorías y asesorías, estas deben evaluar primero las necesidades de almacenamiento asociadas con sus aplicaciones, sus datos y cómo y dónde necesitan acceder a esos datos. Estas preguntas pueden ayudar a definir este punto:

• ¿Qué aplicaciones generan la mayor cantidad de archivos?
• ¿Qué aplicaciones se ejecutan y en cuáles servidores?
• ¿Qué tan antiguos son los datos?
• ¿Cuánto está duplicado u obsoleto?
• ¿Cuánto no está relacionado con el negocio?
• ¿Qué tan rápido necesito poder acceder a esos datos?
• ¿Desde cuáles ubicaciones necesito acceder a qué datos?

Una vez que se pueda controlar la cantidad de datos con los que se está tratando y desde dónde acceder a esos datos, se podrá tener una mejor idea de las necesidades de almacenamiento.

Considerar las opciones de almacenamiento de datos modernas

Desde la memoria flash hasta el almacenamiento en la nube, las gestorías o asesorías tienen más opciones de almacenamiento que nunca. A continuación, presentamos un vistazo a algunas de las opciones que se presentan como solución de almacenamiento de datos para este tipo de empresas:

• Unidades de memoria flash. Este tipo de unidades son particularmente atractivas porque consumen poca energía, son lo suficientemente pequeñas como para caber en un llavero y no tienen partes móviles. Desafortunadamente, se extravían o se rompen con facilidad y pueden poner en riesgo la información.

• Discos duros externos. Una forma simple y relativamente económica de agregar más almacenamiento es conectar una unidad de disco duro externa al ordenador. Sin embargo, los discos duros externos conectados directamente a los ordenadores o portátiles tienen varias desventajas. Es necesario hacer una copia de seguridad de todos los archivos almacenados en la unidad. Si viaja por trabajo y necesita acceso a archivos en una unidad externa, tendrá que llevar la unidad con usted o recordar copiar los archivos requeridos a una unidad flash USB, la unidad interna de su ordenador portátil, un CD o algún otro medio. Por último, en caso de incendio u otra catástrofe en su lugar de trabajo, sus datos no estarán protegidos.

• Almacenamiento en la nube. Los servicios que brindan almacenamiento remoto y respaldo a través de Internet ofrecen a las empresas una serie de atractivos beneficios. Al hacer una copia de seguridad de sus archivos más importantes en un servidor remoto seguro, está protegiendo los datos almacenados en su lugar de trabajo. Puede compartir fácilmente archivos grandes con clientes, socios y otros, proporcionándoles acceso protegido con contraseña a su servicio de almacenamiento en línea, eliminando así la necesidad de enviar esos archivos grandes por correo electrónico. En la mayoría de los casos, puede iniciar sesión en su cuenta desde cualquier ordenador usando un navegador web, una excelente manera de recuperar archivos cuando no está en su propio ordenador. 

• Almacenamiento conectado a la red (NAS). Proporciona un acceso rápido, simple y confiable a los datos en un entorno de red IP. Las soluciones NAS son adecuadas para pequeñas y medianas empresas que necesitan grandes cantidades de almacenamiento económico que varios usuarios pueden compartir en una red. 

Lo ideal es desarrollar un plan de almacenamiento de datos a su medida

Antes de invertir en una solución de almacenamiento de datos para gestorías y asesorías, consulte con su asesor de TI de confianza sobre qué opción u opciones satisfarán mejor las necesidades actuales y futuras de su empresa. Luego, cree un plan para implementar el almacenamiento que su gestoría o asesoría probablemente necesitará a corto y mediano plazo.

No espere hasta que necesite más almacenamiento antes de decidir qué hacer. Empiece a planificar ahora para sus futuras necesidades de almacenamiento, de modo que no pierda tiempo ni dinero más adelante.

En este punto, lo más aconsejable es considerar un servicio de almacenamiento administrado en la nube, que proporciona capacidad de almacenamiento bajo demanda en un servidor. De esta manera, puede evitar cualquiera de los peligros de usar memorias USB y discos externos. 

Otra ventaja en el uso de servidores, como la mejor solución de almacenamiento de datos para gestorías y asesorías, es la estabilidad y su velocidad de transferencia. Cada vez queremos que las cosas se hagan más rápido y el manejo de archivos no es diferente, Asegúrese de contar con un buen servicio de Internet y podrá descargar, subir, compartir o guardar su información en la nube con gran agilidad.

En este sentido, los beneficios para su asesoría o gestoría por la utilización del almacenamiento en un servidor son diversos: costes y espacio de hardware reducidos, seguridad por cifrado de datos, fácil escalado a medida que su negocio crece, y acceso 24/7 para cualquier persona, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo, lo que significa que su equipo humano puede colaborar de manera más ágil, de forma más flexible y manteniendo estándares de seguridad que no ponen en riesgo los datos personales de sus clientes.

Ya que su asesoría o gestoría tiene interés de una solución de almacenamiento de datos, le invitamos a solicitar una asesoría personalizada por parte de un experto de OSTTECH, basada en su situación particular.