Con más de 200 millones de usuarios, Dropbox se ha convertido rápidamente en una herramienta popular para el almacenamiento de datos y el intercambio de archivos. Si bien es fácil de usar y hace que el almacenamiento de datos esté disponible en cualquier lugar y en cualquier momento, presenta algunos riesgos importantes cuando se usa en un entorno empresarial.
Son muchas las organizaciones que dicen no necesitar un sistema de copias de seguridad para empresas porque están usando Dropbox, o que afirman que están usando Dropbox como su sistema de almacenamiento de datos. Sin embargo, desde OSTTECH estamos seguros que no están conscientes de lo que realmente significa usar Dropbox como su sistema de copias de seguridad automáticas.
Para empezar, Dropbox es un software de sincronización. Su propósito es mantener una copia de los archivos que le indica que sincronice en su carpeta de la nube para que pueda acceder a ellos desde cualquier lugar. A medida que actualiza estos archivos a través de sus diversos dispositivos, también se actualizan en Dropbox. Con suerte, ya ha detectado dos problemas graves al confiar en este sistema para realizar copias de seguridad de su ordenador, pero los vamos a puntualizar:
- Dropbox solo sincronizará los archivos y carpetas que le hayas indicado que sincronice. ¿Está seguro de saber dónde se encuentran todos los archivos importantes en su ordenador? Este es un problema particular para las empresas donde los datos son extremadamente valiosos y probablemente hay muchos. No está diseñado para sincronizar todo su ordenador, simplemente no hay suficiente espacio para eso.
- Dropbox no conoce la diferencia entre cambios deliberados y errores, o errores de archivos. Si un documento en particular se daña en uno de sus dispositivos, Dropbox sincronizará la versión dañada. Si elimina accidentalmente un archivo, Dropbox también lo eliminará. Tendrá 30 días para realizarlo y recuperarlo, pero después de eso se habrá ido.
Entonces, en realidad, los únicos escenarios en los que Dropbox funcionará como copia de seguridad sería si su ordenador dejara de funcionar repentinamente o fuera robado, e incluso si eso ocurre, tendría que tener todo lo que necesita seleccionado para sincronizarse. Aquí hay algunos otros escenarios en los que el uso de Dropbox como copia de seguridad le dejaría con más problemas que soluciones:
- Su ordenador está infectado con un virus o malware que corrompe sus archivos.
- Elimina accidentalmente algo importante sin darse cuenta de inmediato.
- Un exempleado decide sabotear sus datos o eliminar todos “sus” archivos cuando se van.
- Se corta la energía mientras está guardando un archivo o su disco duro o dispositivo de almacenamiento de datos falla, corrompiendo los archivos.
- Perder el acceso a su Dropbox por suplantación de la cuenta, es decir, que alguien acceda a su cuenta, luego cambie la contraseña y el método de recuperación.
Pero, ¿Por qué usan Dropbox como un sistema de copias de seguridad para empresas? Por dos razones fundamentales, y estas son:
- Facilidad de uso. Para muchas personas que no conocen la tecnología, las funciones fáciles de usar de Dropbox lo hacen accesible y conveniente. Simplemente regístrese, descargue el software y arrastre y suelte los archivos apropiados en una carpeta en su dispositivo. A partir de entonces, puede acceder a cualquiera de esos archivos en dispositivos vinculados (ya sea un ordenador, una tableta o un teléfono).
- Accesibilidad. La carga y descarga son rápidas siempre que tenga una conexión confiable y Dropbox brinda una opción de cuenta gratuita que le permite usar hasta 2 GB de espacio de almacenamiento.
Entonces, ¿Qué debería hacer en lugar de usar Dropbox como un sistema de copias de seguridad para empresas?
Esto realmente depende de su situación. Para ello, respondamos las siguientes preguntas:
- ¿Cuántos datos tiene?
- ¿Qué importancia tienen sus archivos y datos?
Las empresas necesitan tener una solución de alto nivel para esto: muchas están usando Microsoft 365 y SharePoint ahora, que es similar en cuanto a que está basado en la nube, pero tiene soluciones específicas para los problemas anteriores que tiene Dropbox. Sin embargo, tampoco son las soluciones adecuadas, porque no tienen las características propias de un sistema de copias de seguridad automáticas, específicamente diseñado para empresas.
Existen opciones para empresas adecuadas para hacer copias de seguridad como, un servicio basado en la nube o, incluso una solución más segura, que es un sistema híbrido, configurado para respaldar, de manera simultánea, sus datos tanto en un servidor físico o unidades externas, como también en la nube, lo que permitiría tener disponibilidad de sus datos aunque ocurran sucesos como el incendio de OVH, o algún secuestro de datos por ataque ransomware como el ocurrido hace unas semanas a gestorías y asesorías.
Como ya sabe que su método de respaldo no es el adecuado, es ineficiente o inexistente, le invitamos a contactar a un asesor experto en copias de seguridad para empresas. Él le explicará la metodología adecuada que le permitirá estar tranquilo de tener su información totalmente cifrada e inaccesible a un servidor fuera de sus instalaciones.
Finalmente, a suscribirse al boletín especializado en soluciones tecnológicas para empresas, para recibir en su buzón de correo electrónico artículos, vídeos y recursos descargables con las mejores prácticas para una adecuada gestión de sus recursos informáticos.
